项目管理监控阶段包括哪些?

项目管理监控阶段指南

管理项目是一项复杂的工作，需要密切关注并遵循既定的路线。这就是使该阶段成为该过程的一个组成部分的原因。在本文中，我们将重点关注项目管理中的监控，并讨论其重要性、其目标是什么以及如何有效且高效地完成它。

项目监测和控制的目的和目标

项目管理、监控和控制的五个阶段中的第四个阶段要求项目经理跟踪项目的进度和绩效、审查状态、识别潜在的障碍并根据需要采取纠正措施，以确保项目按计划进行并在预算范围内。 。

此阶段紧随项目执行之后，对于确保项目遵守项目计划中的设定至关重要。

以下是使用船舶航行类比对本阶段主要目标的细分：

• 密切监控进度和表现：将其想象为不断检查指南针。我们在我们应该在的地方吗？各项任务进展顺利吗？监视和控制是指使用合格的项目管理软件跟踪里程碑、检查任务完成情况并识别任何偏差。
• 通过不断的状态检查保持正轨：船舶的发动机是否正常工作，或者是否有需要注意的奇怪声音？审查预算，跟踪资源的可用性和使用情况，并识别即将出现的问题，这些问题表明潜在的延误、风险和不可预见的课程挑战。
• 发现即将出现的问题：留意问题并发现可能导致损坏或碰撞的障碍物。及早发现问题意味着有足够的时间来纠正问题并将 B 计划付诸实施（如果需要）。
• 提高项目处理效率：不断评估绩效并确定需要改进的领域，以优化流程并最大限度地利用资源，就像船长如何通过检查船舶的每个角落来保持船舶漂浮和平稳运行一样。
• 加强与团队的沟通：与团队成员、利益相关者和客户进行定期沟通。信息透明度可以建立信任，让各方了解调整以及需要进行调整的原因，并确保每个人都朝着同一目标努力。
• 提高利益相关者满意度：通过仔细的监控和控制，达到项目管理一定程度的一致性。当项目坚持到底、满足期望并在预算范围内按时交付时，利益相关者会对这种体验感到高兴、自信和积极。

那么项目管理监控的目标是什么？

此阶段的主要目标是完成项目。这是通过以下方式实现的：

• 按时完成：按时完成项目对于维护客户的信任和声誉至关重要。使用望远镜观察暴风云，调整风帆，并召集甲板上的所有人员一起克服障碍。确定延迟的原因并根据需要调整资源和时间表，使项目重回正轨。
• 保持在预算范围内：超出预算就像触礁一样，会产生严重后果。主动跟踪支出，识别任何成本超支情况，并根据需要减少开支。
• 交付商定的范围：项目的范围是通往成功的地图。完成具有所有预期特性和功能的项目对于实现其目标至关重要。遵循图表课程，跟踪范围里程碑的进度，避免范围蔓延，并确保完成所有可交付成果。
• 优化资源利用率：让每个船员都发挥作用。所有类型的资源都是宝贵的资产。让团队成员闲置或过度工作并不是资源的最佳利用。确定资源未充分利用或浪费的领域并重新分配它们。
• 有效管理风险：没有航行是没有危险的；没有一个项目是没有风险的。在潜在风险对进展产生重大影响之前，留意它们。

为什么项目监控很重要

没有监控和控制的执行会使整个项目面临风险。此阶段允许团队识别和管理与计划路线的偏差，以便项目及时完成。

如果做得正确，项目不仅能按计划进行，而且还能满足生命周期开始时制定的质量标准。如果做得不对，项目就会遭受延误、成本超支和糟糕的结果。

项目监控的关键组成部分

项目监测和控制的基本组成部分可以分为以下五个主要类别，以便更好地理解：

1. 基线规划

• 工作分解结构 (WBS)：这是将项目分层分解为更小、更易于管理的任务，为跟踪进度奠定了基础。
• 进度基准：这是一份项目管理文档，概述了任务、里程碑和可交付成果的计划顺序和持续时间。
• 预算基线：这是指根据整个项目预算详细说明每项任务的估计成本的文档，以便于跟踪费用并避免超支。
• 质量基线：它定义了所有可交付成果和流程的预期质量标准，用于确定项目是否满足预期。

2. 绩效衡量

• 数据收集：这涉及定期从各种来源收集有关项目进度的数据，包括已完成的任务、资源使用情况和成本。
• 绩效指标：这些是关键绩效指标 (KPI)，有助于跟踪项目的健康状况，可能包括进度和成本差异、挣值和质量指标。
• 报告：这涉及将绩效与基线计划进行比较，以突出偏差并提供纠正措施的见解，以保持项目正常进行。

3.变革管理

• 变更控制流程：这是一个正式的流程，为处理项目范围、进度或预算的变更制定指导方针，以便在实施之前对其进行评估和批准。
• 风险管理：此部分涉及识别和评估潜在风险并制定应急计划以减轻其影响。
• 问题管理：这是指跟踪和解决问题（通常是无人关注的风险），以便及时解决。

4. 沟通与协作

• 利益相关者沟通：这是与利益相关者保持定期沟通，包括提供项目更新和进度报告，让他们参与并了解正在发生的事情和时间。
• 团队协作：重点是创建一个团队成员能够公开共享信息并共同解决问题的环境。
• 决策：这是指基于数据及时做出决策，并让每个人都参与该过程，以培养团队成员之间的信任和信心。

5. 工具和技术

• 项目管理软件：利用项目管理工具可以加快工作速度并提高准确性。有一些工具可用于创建项目计划、跟踪任务、分配资源、制定预算和建立实时沟通。Smartsheet、Teamwork、Zoho Projects、ProofHub 和 Wrike 是项目经理常用的一些顶级软件解决方案。
• 挣值管理 (EVM)：这是一种项目管理技术，通过将已完成工作的价值（挣值）与计划价值和实际成本进行比较来帮助评估项目绩效。通过 EVM，项目经理可以确定项目是否步入正轨并达到预定义的目标。
• 控制图：这些图表用于通过模式和变化直观地跟踪一段时间内的关键指标，帮助识别趋势和潜在问题。

PM如何确保监控阶段的及时完成

项目经理可以通过以下方法确保项目在监控阶段按计划进行：

1.定期审查项目进度

• 设置审核节奏并创建审核项目进度详细信息的例程，例如在每周或每两周一次的团队状态会议期间。
• 通过密切关注那些对相关任务或整个项目时间表有重大影响的里程碑来关注关键里程碑。
• 使用项目管理软件创建甘特图等视觉效果，以更好地显示进度并突出显示关键信息。一些很好的例子包括 Asana、Trello、Jira、monday.com、Basecamp 和 Microsoft Project。

2. 识别差异

• 通过将任务的实际开始和结束日期与原始计划时间表进行比较来衡量计划的工作进度。
• 计算进度差异以查看项目是否遵循预设时间线，或者是否落后或领先。
• 通过调查导致差异的因素（包括中断和资源问题）来分析原因。

3. 采取纠正措施

• 如果差异发生变化或显着，则调整时间表，并考虑延长截止日期或重新排序任务以解决延迟问题。
• 重新分配资源，优先处理最重要的任务，以满足结束日期的要求。
• 解决根本原因并制定防止再次出现延误的策略。

4. 跟踪项目进度

• 使用显示任务状态和完成百分比的项目管理软件跟踪进度。
• 确定任务之间的依赖关系，并了解一项任务的延迟如何影响其他任务和更大的项目进度。
• 积极主动地识别和管理可能导致事情无法按期进行的风险。

额外提示

• 将大任务分解为更小的子任务，以便更准确地跟踪和更轻松的管理。
• 为所有相关方设定适当的期望，并清晰地传达信息，以尽量减少误解。
• 鼓励开放式沟通，以便团队成员在发现问题和延误后立即报告。
• 认可团队成就并庆祝里程碑，以激发动力、团队合作和动力。