项目管理生命周期的 5 个阶段完整指南

如果您是第一次涉足项目管理领域，您可能会对开始一个新项目感到害怕。继续阅读以了解项目生命周期的每个阶段、其在项目成功中的作用，以及如何正确管理每个阶段以获得最佳结果。

什么是项目阶段？

项目阶段是项目的较小部分，代表较大项目生命周期中的不同目标或里程碑。根据项目管理协会的定义，项目生命周期分为 5 个项目阶段：

1. 计划启动
2. 项目计划
3. 项目执行
4. 项目监控
5. 项目结束

每个阶段都有项目团队的具体要求，以及保持项目成功推进的关键可交付成果和行动项目。掌握项目阶段对于保持项目步入正轨、同时完成整个过程中的基本任务和检查点至关重要。

项目管理的 5 个阶段是什么？

项目启动阶段

团队在项目启动阶段的表现可能会导致新项目的授权、延迟或终止。

启动阶段的主要目标是确保项目满足业务需求，并确保利益相关者和项目团队在整个项目生命周期中在项目成功标准上保持一致。

为了实现项目目标，最好从启动阶段就让内部和外部利益相关者参与进来。这样，您可以有效地调整期望并增加在整个项目管理生命周期中完成所有可交付成果的可能性。

在启动阶段，整个项目团队定义项目构想，项目发起人对其进行评估并授权项目继续进行。项目经理启动文档流程，其中包括理由、可交付成果、风险、估计成本和资源需求。

项目章程是项目启动阶段的关键交付成果，包含所有这些信息。这是该项目的第一个正式定义。它授权项目存在，建立项目经理的权威，并记录高层需求、项目里程碑和成功标准。

启动阶段的另一个重要文件是利益相关者登记册。该文件包含有关项目所有利益相关者的信息。它识别对任务、项目及其结果感兴趣的人员、团体和组织。

项目章程的批准标志着项目进入下一阶段，即项目规划阶段。

项目规划阶段

一旦期望和成功标准明确，下一个项目管理生命周期阶段的重点是规划团队需要执行的每项任务，以涵盖范围、实现可交付成果并实现总体目标。

在项目规划阶段，项目团队成员深入研究特定的要求、任务、时间表和行动。项目经理与整个团队合作创建设计、枚举任务列表并估算预算。

项目团队制定资源计划、沟通计划和初始项目进度表。项目经理还确定团队和利益相关者的角色和职责。项目范围根据批准的可用资源和客户优先事项最终确定。

在规划阶段，项目团队最终确定工作分解结构、项目计划、需求清单、沟通管理计划和其他相关文件，以明确工作流程和与相关各方的协调。

项目计划是一个关键的可交付成果，包含详细的工作分解结构 (WBS) 或带有开始日期和结束日期以及预计工作量和持续时间的任务列表。它确定了里程碑、资源和时间表。它还包括任务依赖性，允许项目团队选择使用关键路径方法。

其他重要的可交付成果是沟通管理计划，它有助于促进与利益相关者的有效沟通，以及资源分配计划，它确定项目团队资源在整个项目生命周期中的可用性的时间表。

产品经理应该记住一些事情：当您发现更多信息时，您可能需要调整以前的项目计划和相关程序。更复杂的项目将需要对创建的每项任务进行更多的来回批准。

项目规划是一个迭代过程，因此项目经理应至少每月一次审查、修改和重新审视所有计划，直到项目完成。对于项目团队来说，让相关利益相关者参与项目生命周期的这一阶段也至关重要。

项目执行阶段

项目执行阶段是项目团队根据项目计划执行并跟进任务的阶段。在此阶段，团队花费大部分时间与人员协调，帮助确保工作质量，跟踪资源并更新利益相关者的信息。

有时称为实施阶段，在这个阶段中，项目经理尝试管理项目交付的每个任务和各个方面，以使项目在项目生命周期的剩余时间内保持在正轨上。

项目团队致力于实现早期阶段设定的所有目标。在此阶段，项目负责人可能会使用项目管理软件将每项任务分配给团队成员。集中任务信息以及资源可用性和团队沟通的工具可以简化和优化所需的项目管理流程。

质量保证文档、会议纪要和工单是在项目管理生命周期的执行阶段创建的一些文档。

您也可能会发现需要重新审视和更新初始项目管理计划的新信息。对变更请求保持警惕，并确保必要的调整得到管理。

项目监控阶段

确保进展和改进的最佳方法是跟踪和审查项目绩效。

同时在执行过程中，项目团队根据前期制定的项目计划仔细跟踪项目进展情况。通过各种指标跟踪项目的绩效对于确保项目按计划、在预算内和在范围内至关重要。

项目团队跟踪变更管理文档、支出记录、QA 检查表和团队时间跟踪。他们能够衡量整个项目生命周期中工作量和资源的使用情况，并将其与项目计划进行交叉检查。

执行阶段和监控阶段都是决定项目成功的关键时刻。除了监控任务进度之外，项目经理还尝试识别问题或风险，与团队一起制定缓解计划，并定期向利益相关者报告项目状态。

勤于记录和衡量项目进度使项目团队处于战略地位。他们可以识别瓶颈并发起必要的讨论或项目管理流程改进。

采取积极主动的方法将使项目团队能够快速响应计划中的任何变化。一致且适当的状态报告将更新感兴趣的利益相关者，并为他们提供根据需要干预或重新调整项目的机会。

如果需要额外的规划、时间或资源，您需要将其传达给相关的项目利益相关者，以免为时已晚。您还将获得数据和结果来支持您的请求，因此无论情况如何，您都有更好的机会证明您的请求合理并维持他们的信任。

项目收尾阶段

在项目管理生命周期的最后一个阶段，与其完成相关的所有活动都已结束。这些可能涉及提交最终可交付成果、履行合同义务、终止相关协议以及释放项目资源。

项目关闭的原因可以是完成、取消、终止或转移到新组织。完成项目收尾所需的文件将根据情况而有所不同。

在此阶段，项目经理将最终的项目处置和状态传达给所有利益相关者。此阶段还确保向参与者和利益相关者通报任何后续活动或持续的产品生命周期，以便他们能够与负责人进行沟通和协调。

然而，无论项目生命周期的结果如何，团队进行项目回顾都是有好处的。在事后分析活动中，项目团队可以总结新的经验教训，并确保为未来的项目改进当前的项目管理流程。

在项目收尾期间，要移交的文件可以包括各种项目文档、最终会议记录和其他收尾报告。这些文档可以识别和捕捉经验教训和最佳实践，以供将来参考和重用。

将项目材料组织和存储在共享团队文件夹中是一个好主意。这些材料可以为绩效评估提供参考。持续测试、改进或重新发明管理整个项目生命周期的方法的机会可以帮助组织及其业务发展。

为什么项目阶段很重要？

所有项目无论规模大小，都会经历五个阶段。

将项目正式划分为阶段的决定是管理团队重点、分配资源以及使整个项目生命周期与客户和利益相关者保持一致的绝佳方式。

通过分阶段思考，项目团队确保每个阶段结束时产生的可交付成果满足项目目标。按阶段管理项目还可以确保团队为下一阶段做好适当的准备。

项目生命周期阶段提供了额外的好处。该方法为项目交付提供了一种结构化方法。定义的活动、产出和职责为项目团队创建了清晰且通用的路线图。

定义的阶段和定义的角色显示了所有团队成员和利益相关者易于理解的可见框架。按阶段分配职责可以明确团队在每个阶段只应该做什么，并有助于简化沟通。

分阶段进行项目有助于跟踪进度并将其直接链接到每个阶段。每个阶段的完成都很容易被所有相关人员识别。

分阶段项目管理的另一个好处是项目的逐步发展。这有助于确定特定阶段需要更多关注的领域。它还清楚地标记了支持项目治理的结构化审查的要点和机会。

虽然 PMBOK 建议根据项目的生命周期分配项目阶段，但项目团队可以根据其行业、组织政策和其他相关因素遵循自己的系统。例如，专注于监控资源使用情况的团队和组织可以使用关键链项目管理方法。