什么是工作分解结构（WBS）？

要完成一个项目，必须清楚地了解需要完成的里程碑、可交付成果和任务。项目管理的这些组成部分是成功执行的基石。如果没有全面的计划，监控进度并确保及时完成就成为一项挑战。这就是工作分解结构 (WBS) 变得至关重要的地方。WBS 提供所有项目元素的可视化表示，以便更好地规划和监控。它有助于定义工作范围、有效分配资源并跟踪每个里程碑和可交付成果的进度。通过利用 WBS，项目经理可以确保及时识别并完成所有必要的任务，最终推动项目成​​功。

创建工作分解结构时的关键考虑因素

项目详情

在创建 WBS 之前，对项目有一个全面的了解非常重要。这需要了解项目目标、范围和要求，以便项目经理能够准确地识别和定义需要包含的可交付成果。WBS 通常是面向交付的，这意味着它侧重于为实现项目目标而需要交付的最终结果或产品。它显示了三个级别的信息：

• 级别 1：最终可交付成果的项目标题（父任务/项目目标）
• 2 级：最终可交付成果的主要依赖项
• 第三级：完成主要可交付成果的任务

例如，假设您在一家新闻机构工作，您的任务是为客户的产品发布会组织一场新闻发布会。以下是您可能需要提供的一些可交付成果：

 

工作分解结构类型

WBS 主要有两种类型：基于可交付成果的和基于阶段的。这两种类型之间的选择取决于行业和项目的性质。在基于可交付成果的 WBS 中，重点是将项目分解为更小的、可管理的可交付成果。当项目涉及创建特定成果或产品时，这种方法非常有用。另一方面，基于阶段的 WBS 将项目划分为不同的阶段或阶段。这种类型的结构更适合涉及遵循线性方法的流程的项目。

上图展示了新闻发布会 WBS 在基于阶段的情况下会是什么样子。它们不再是第 1 级的主要可交付成果，而是被项目的各个阶段所取代。2 级由每个阶段需要提交的可交付成果组成。

工作分解结构格式

创建工作分解结构时，可以使用多种格式来有效地组织和呈现信息。一种常用且最简单的格式是大纲结构。它通过缩进和编号表示可交付成果的层次结构。如果您的 2 级可交付成果编号为 1，则其下的 3 级可交付成果将标记为 1.1、1.2、1.3，依此类推。这是一个例子：

 

另一种格式是 表格结构，它以表格形式呈现信息。最左边的列将包含主要的可交付成果。此后的后续专栏将包含下一个可交付级别。

分层 WBS 也以表格形式显示。区别在于信息的组织方式。

最后是树结构，它类似于大纲格式，但使用分支和节点直观地表示任务之间的关系。

为 WBS 选择正确的格式取决于项目的复杂性和性质、您的个人偏好以及团队的需求。

如何创建工作分解结构

定义项目和边界

在创建工作分解结构时，首先必须定义项目及其边界。这需要仔细阅读必要的文件并与相关利益相关者联系，以清楚地了解项目目标和主要期望。通过这样做，您可以为 WBS 奠定坚实的基础，确保所有任务和可交付成果与总体项目目标保持一致。例如，如果您要组织一场新闻发布会，您需要了解其目的、目标参加者数量、需要邀请什么类型的出版物、客户的预算以及您的材料客户愿意向媒体提供。

确定要素和可交付成果

一旦您清楚地了解了项目的目标，就可以确定实现这些目标所需提交的可交付成果。这些可交付成果是将作为项目的一部分产生的有形成果或结果。它们可以是有助于项目成功完成的文档、报告、原型或类似物品。就新闻发布会而言，交付成果可能包括媒体列表、媒体工具包、程序流程和结果报告。识别这些可交付成果是制定工作分解结构的重要一步，因为它有助于定义需要执行的具体任务和活动。通过清楚地识别可交付成果，您可以确保所有必要的组件都包含在您的 WBS 中，并且您能够有效地实现项目目标。

聚集利益相关者和团队成员

下一步是聚集参与该项目的所有相关利益相关者。这包括对项目的成功拥有既得利益的个人或团体，以及将直接受到项目结果影响的个人或团体。通过从一开始就让这些利益相关者参与进来，可以利用他们的意见和专业知识来确保项目符合他们的需求和期望。最好请求他们批准概述的可交付成果。此步骤确保所有相关方都达成一致，并为项目计划提供正式认可。

添加更多详细信息

一旦您的工作分解结构要素和可交付成果获得批准，您就可以继续添加更多详细信息，以确保项目顺利成功执行。这包括向个人分配具体任务、设定完成日期以及确定预算要求等。包含这些额外的详细信息可以帮助您有效地向团队和利益相关者传达期望，确保每个人都在同一页面上并朝着共同的目标努力。此外，寻求利益相关者的另一轮批准或简单地传达进展情况可以让您放心并验证您的计划是否符合他们的期望。通过这个过程可以最大限度地减少任何潜在的风险或误解，并增加项目成功的可能性。

创建 WBS 词典

工作分解结构获得批准后，您就可以开始创建 WBS 词典。WBS 词典提供有关 WBS 中每个元素的详细信息，包括其描述、可交付成果、责任方和其他相关信息。本文件作为项目团队和利益相关者的参考指南，以确保每个人都清楚地了解每个工作包的范围和目标。它还通过提供衡量进度的基线和跟踪 WBS 不同元素之间的依赖关系来帮助管理项目。通过创建全面的 WBS 字典，您可以加强沟通、改进项目规划并促进有效的项目执行。

何时使用工作分解结构

工作分解结构为组织和计划任务提供了结构化框架。然而，重要的是要认识到这并不总是必要的。WBS 变得至关重要的一种情况是项目范围没有明确定义。在这种情况下，WBS 可以帮助推动团队识别和定义范围，确保所有必要的任务都得到考虑。此外，具有多个可交付成果和依赖性的复杂项目可以从 WBS 中受益匪浅，因为它提供了可视化表示，有助于协调和集中团队的工作。然而，对于小型且简单的项目，WBS 可能是不必要的负担。这类项目通常从一开始就具有清晰简洁的范围，因此即使没有详细的分解结构，也很容易直接分配任务。同样，重复性和常规项目可能也不需要 WBS。在这些情况下，依靠包含完成任务的分步说明的标准操作程序 (SOP) 会更有效。SOP 有助于简化流程并最大限度地减少不必要的文档，从而节省时间和资源。

WBS 优点

• 推动可交付成果的识别，以进行全面的项目规划
• 促进团队成员集中注意力并提高生产力
• 建立可交付成果之间的关系

工作分解结构的缺点

• 需要其他工具的支持才能发挥最大功效
• 可以鼓励微观管理

经常问的问题

为什么 WBS 在项目管理中很重要？

工作分解结构 (WBS) 是项目管理中的一个有价值的工具，因为它有助于将复杂的项目分解为可管理的任务。它提供了项目范围的可视化表示，使项目团队能够了解所需的工作以及不同任务之间的关系。

当项目很大并且涉及多个利益相关者时，使用 WBS 特别有益，因为它有助于确保每个人都在同一页面上。

WBS 和项目进度表或项目计划有什么区别？

WBS 侧重于工作分解，而项目进度表或项目计划则侧重于工作的时间安排和顺序。WBS 是项目可交付成果的分层分解，将其分解为更小、更易于管理的组件。它有助于组织和理解项目所需的工作范围。

项目进度表是概述完成项目所需活动的顺序和持续时间的时间表。它包括每项任务的具体开始和结束日期，有助于规划和跟踪进度。

WBS 可以用于不同类型的项目吗？

是的。它是一个有价值的工具，可用于各种项目，无论其类型如何。它提供了清晰、结构化的项目视图，可以更好地规划、资源分配和跟踪进度。

无论是建设项目、软件开发还是营销活动，都可以采用和应用 WBS 来满足每个项目的特定需求和要求。