项目经理应询问团队的 14 个重要问题

有效的沟通是成功的项目管理的核心。拥有一种在您、您的利益相关者和您的团队之间不断交换信息的文化，是让每个人都保持一致的绝佳方式。

与许多人的看法相反，项目经理并不知道所有的答案。因此，为了培养协作文化，您需要掌握提出深思熟虑的问题并鼓励项目团队在需要时索取信息的艺术。当您与远程团队合作时，这一点尤其重要。

以下是您和您的团队应注意的重要问题，以确保项目成功，并按项目阶段进行细分。

项目经理应询问团队的 14 个重要问题

项目启动阶段

启动阶段的结果决定了整个项目的命运。在此阶段，沟通应旨在为利益相关者理解和解决相关问题。

Q1：客户是谁，我们想帮助他们实现什么目标？

调查您客户的业务或组织。他们的业务重点是什么？他们渴望解决哪些问题？了解这些事情将使您深入了解项目的目标和成功标准应该是什么。

Q2: 哪些内部和外部因素影响我们客户的问题？

做好功课并全面研究客户的问题。如果需要，收集数据并进行访谈。项目很少存在泡沫。尽早深入研究这一点可以帮助您管理期望并预测可能影响项目有效性的因素。

项目规划阶段

一旦明确了期望，规划阶段将有助于确保您和您的团队拥有实现这些目标所需的所有技能、资源和知识。

问题 3：我们是否拥有可以帮助我们完成该项目的现有技能和资源？

为了最大限度地利用现有资源，请检查您的客户过去可能做过的项目或研究。还要检查您团队的现有技能。您是否拥有对项目的某些方面具有洞察力和经验的经验丰富的成员？盘点可用的资源可以帮助您避免后续执行多余和不必要的任务。

问题 4：我们对计划和估算的哪些部分有信心，哪些部分没有信心？

数据点比感觉更重要，但您不应该完全忽视您的直觉告诉您和您的团队的信息。在这个时候主动鼓励透明度可以建立对你的方法以及彼此之间的信任。

Q5：您对我们计划的工作流程和沟通渠道的舒适程度如何？

在接下来的阶段中，与团队的沟通和协调至关重要。但在制定沟通计划之前，请确保得到每个人的支持。你最不想看到的就是每次你叫他们参加会议时他们都怀恨在心。

问题 6：我们可能需要预见和准备的最坏情况是什么？

制定计划时一定要考虑到意外情况。事情很少按计划进行。你的项目越大，出现的阻碍因素就越多。

项目执行阶段

当您开始进行项目管理的肮脏工作时，请随时掌握出现的新的相关信息。这将帮助您预见问题并发现改进的机会。

Q7：有没有遇到什么意外的事情想和团队分享？

意外情况可能对您的成功有益，也可能有害。鼓励您的团队揭示新的发现和经验。这将帮助您评估如何管理它们，或如何利用它们为您带来优势。

Q8：你感觉怎么样？

当事情变得艰难时，开始关注迫在眉睫的最后期限和不断增加的压力是很正常的。但作为项目经理，您需要有意识地检查您的团队。请记住，您是在与人合作。您的项目的成功完全取决于他们。

Q9：你最近的成功是什么？

虽然解决问题很重要，但肯定成就也同样重要。认可成功的可交付成果和里程碑。表彰做出杰出工作的团队成员。这可以很好地激励他们保持自己的表现并鼓励其他人效仿。

项目监控阶段

Q10：我们走上正轨了吗？

当您的团队努力工作时，请跟踪他们的进度，以评估您是否明智地使用了时间和资源。每个人都会专注于各自的角色，因此密切关注大局对您来说非常重要。

Q11：我们需要什么支持或额外资源？

当您发现工作和流程中的摩擦点时，鼓励您的团队在需要额外支持或资源时直言不讳。尽管看起来很奇怪，但寻求帮助并不总是第一反应。使其正常化对于建立开放沟通和协作的文化大有帮助。

问题 12：新请求将如何影响成功、范围和时间表？

变更请求可能会随着情况的变化而出现。在将它们注入你的计划之前，评估它需要付出的努力，并将其与你期望它贡献的影响进行比较，看看它是否值得做。你的工作就是阻止范围蔓延。

项目阶段

Q13：我们哪些方面做得好？我们哪些方面做得不好？我们可以改进什么？

花时间重新组合并评估您对项目的执行情况是认可成就、解决问题、从经验中学习并制定改进策略的绝佳方式。

Q14：我们的项目对客户的目标有何影响？

对项目的成功进行客观评估。您实现了所有项目目标吗？实现这些目标如何改善客户的业务和组织？通过帮助项目团队成员了解他们的工作如何帮助一项重要事业，来肯定他们的努力。

作为项目经理，确保团队沟通是您的核心职责之一。提出问题需要领导技巧、耐心、机智和谦逊。但如果做得好，它可以对培育健康的文化产生巨大的影响，从而为项目管理的成功铺平道路。